Guía práctica · Gestión documental
Cómo ordenar expedientes de candidatos para dar seguimiento
Un expediente de candidato ordenado reúne los documentos necesarios para la etapa actual, deja claro qué falta y registra quién revisó cada elemento. Separar lo requerido de lo opcional mejora el seguimiento y reduce el tratamiento innecesario de información personal.
Tres pasos para aplicarlo
Paso 1
Definir documentos por etapa
No todo se necesita al primer contacto. Una lista por fase —postulación, evaluación, propuesta y contratación— evita pedir documentos antes de que exista una finalidad concreta.
- Lista por fase
- Finalidad de cada documento
- Requisito u opción identificados
Paso 2
Registrar estado, vigencia y responsable
Cada elemento debe poder marcarse como recibido, pendiente, vencido o por aclarar. Así el equipo sabe cuál es el siguiente paso sin depender de mensajes dispersos.
- Estado visible
- Fecha de recepción y vigencia
- Responsable de seguimiento
Paso 3
Proteger y cerrar el expediente
El acceso debe limitarse a quienes intervienen en el proceso. Al concluir, conviene aplicar las reglas de conservación y eliminación que correspondan al aviso de privacidad y la operación de la organización.
- Permisos por función
- Historial de cambios
- Cierre y conservación definidos
Preguntas frecuentes
¿Conviene pedir todos los documentos al inicio?
Generalmente es mejor pedir solo los pertinentes a cada etapa y explicar su finalidad. Esto reduce fricción y exposición de datos.
¿Cómo evitar expedientes duplicados?
Usar un identificador interno por candidatura, reglas de actualización y responsables claros. Antes de fusionar registros, verificar que corresponden a la misma persona.